Factores clave para conseguir una firma de correo electrónico infalible

Publicado el: 25/09/17 17:07

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Las firmas de correo electrónico se han vuelto indispensables en el mundo laboral. Actúan como herramientas de publicidad y marketing y son la primera toma de contacto que tienen con nosotros más allá del contenido del mensaje.

Pero, al igual que cada individuo, no todas las firmas profesionales son iguales. Algunas pueden marcar la diferencia y destacar sobre el resto y otras pueden ser olvidadas al segundo de visualizarlas. Para que su firma de correo electrónico no pase desapercibida ni destaque por los motivos erróneos, le indicamos una serie de consejos con los que conseguir la efectividad absoluta en el cierre de cada e-mail.

Las firmas de correo electrónico

La comunicación en el mundo laboral cara a cara pasó a un segundo plano con la llegada del correo electrónico. Gracias a su instantaneidad y su fácil acceso, el e-mail pasó a ser la herramienta predilecta para los pequeños contactos del día a día en toda empresa. Actualmente, cientos de correos se acumulan en la bandeja de entrada y llega un punto en el que ya ni sabemos cómo se llama la persona con la que estamos contactando. Para evitar caer en el anonimato, la firma de correo electrónico es la respuesta.

El elevado número de correos que recibe cada empleado hace muy complicado el pasar del anonimato y convertirse en algo más que una dirección de e-mail. Además, gran parte de los mensajes que enviamos o nos envían suelen contener una información muy breve y no se da paso a una comunicación personal. Con la firma de correo electrónico podemos dejar una buena impresión, aunque en esta ocasión, vaya al final. 

La firma de correo electrónico profesional permite que la personalicemos a nuestro gusto. De esta forma, escogemos cómo queremos que nos perciban los demás, teniendo siempre en cuenta que se trata siempre de una herramienta profesional. Desde el cambio de colores, la tipografía o añadiendo imágenes y links, la firma llega a actuar como un currículum o una carta de presentación.

No debemos olvidar que ésta es una opción perfecta y barata para los pequeños empresarios y autónomos, ya que podemos usarla como una herramienta de marketing. En cada correo electrónico que enviamos desde el e-mail profesional estaremos añadiendo como cierre un recordatorio con el nombre de nuestra empresa, a qué nos dedicamos, nuestro logo y portal web.

Sencillas, personalizables, asequibles y actúan como una publicidad diseñada por nosotros mismos. Las firmas de correo electrónico son la mejor opción para convertir las comunicaciones por e-mail en conversaciones.

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Directos a la efectividad

Crear una firma de correo electrónico profesional resulta sencillo y es accesible para cualquiera que lo desee. La diferencia la encontramos en el resultado final, ya que puede ser nefasto o muy efectivo. Desde Inditar queremos darle los consejos más prácticos a la hora de crear su firma para que logre el éxito y consiga sobresalir en la bandeja de entrada de sus destinatarios por las mejores razones.

En Inditar nos encargamos del diseño de su firma, por lo que si no es un experto en el área del diseño y la imagen, puede respirar tranquilo. Nos encargamos de que su firma quede perfecta y sea visualmente elegante y llamativa, adaptándose siempre a sus necesidades y su negocio.

Comencemos creando la firma. Lo primero de todo es escoger los datos que buscamos incluir, y para ello debemos hacer una selección previa y concienzuda para determinar qué es importante y qué no es realmente necesario añadir.

  • Breve y directa: La firma de correo electrónico profesional ha de ser breve y directa. No buscamos una firma con una amplia extensión, porque aburriríamos al destinatario, ni queremos una firma ilegible porque no vamos al grano y mezclamos distintas informaciones. Si somos autónomos es muy importante que evitemos convertir nuestra firma en una autobiografía. Recordemos que es una herramienta profesional, por lo que debemos destacar nuestros puntos fuertes y vendernos correctamente.
    No puede faltar: nombre y ocupación, nombre de la empresa o marca, número de teléfono, página web o link a nuestro portfolio, imagen personal o corporativa (como el logo de la empresa) y redes sociales.
  • Atraiga todas las miradas: Estamos creando un elemento que incluiremos por defecto en todos nuestros correos electrónicos como broche final. Ya que tenemos garantizado que el destinatario leerá el contenido del mensaje y por lo tanto verá la firma, debemos sacar partido a la situación y hacer que se detenga a mirarla. ¿Cómo? Atrayendo su mirada. Para ello jugaremos con los colores, la fotografía, la tipografía y la colocación de los distintos elementos e informaciones que componen nuestro cierre.
    Este punto no debe preocuparle, ya que seremos nosotros quienes diseñemos su firma, aunque es el momento de indicarnos algunas directrices si lo considera. Desde un color azul para remarcar el mundo empresarial o una tipografía más redonda para mostrar su lado menos serio. Todo cuenta a la hora de confeccionar una buena firma. Y nosotros sabemos cómo lograrlo.
  • Evite añadir información innecesaria: Hemos recordado lo valioso que es seleccionar correctamente los datos. Por ello, debemos evitar añadir eslóganes, frases de terceros entrecomilladas o mensajes que indiquen que estamos usando un anti-virus. Todos estos detalles nos hacen parecer poco profesionales y le restan efectividad a la firma.
  • Unidad: Si está creando firmas de correo electrónico para todos sus empleados, asegúrese de que escoge el mismo modelo para todos. La unidad es fundamental a la hora de dar una buena imagen profesional.
  • Redes sociales: Incluir demasiadas redes sociales puede ser un punto muy negativo en la firma profesional. Debemos tener en cuenta cuáles usamos de una forma profesional y cuáles pueden aportar una información útil a nuestros destinatarios sobre el tipo de trabajador que somos. Por ejemplo, si usamos Facebook de una forma personal, con fotografías o posts compartidos en el muro un tanto comprometidos, no añadiremos este perfil a la firma. Pero si, por el contrario, nuestro LinkedIn está perfectamente actualizado y lo usamos para búsqueda de empleo o contactos profesionales, irá directo a nuestro cierre.
  • La importancia de las imágenes: Hablaremos de este punto con más profundidad, pero debemos saber algo fundamental, no todas las imágenes valen y, en ocasiones, es mejor no poner ninguna. Las imágenes pueden ser fotografías personales o el logo de la propia empresa.
    Si somos un pequeño empresario, buscaremos dedicar un espacio a insertar el logo de nuestra empresa. De esta forma obtenemos una publicidad casi gratuita, sencilla y efectiva.
    El problema lo encontramos si somos un autónomo o el empleado de una empresa. La imagen que seleccionemos debe ser profesional y acorde con lo que queremos mostrar de nosotros mismos. Nada de fotografías que colgaríamos en nuestra página de Facebook o donde no se nos identifique correctamente el rostro.
  • Revisión: Crear una buena firma de correo electrónico es muy sencillo y, como hemos comprobado, sólo hay que prestar un poco de atención para no cometer errores básicos. Sin embargo, tan importante es seleccionar qué queremos incluir como una revisión gramatical y de enlaces. Una vez finalizada la firma, debe comprobar si existe algún fallo ortográfico o alguno de los links está roto. No hay nada como corregir los pequeños errores a tiempo.

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