Cómo crear una firma de correo electrónico

Publicado el: 21/09/17 15:02

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En la actualidad hemos acabado sustituyendo las comunicaciones personales cara a cara por un simple Whatsapp o un e-mail. El mundo laboral tampoco se ha librado de la revolución tecnológica y convencer a posibles inversores, promocionar nuestra marca o comunicarse con otras empresas implica enviar y recibir cientos de correos al día. El e-mail se ha convertido en nuestra mejor herramienta de comunicación y, por eso, la firma de correo electrónico puede ser nuestro mayor aliado.

Un nuevo mensaje en la bandeja de entrada es la carta de bienvenida y la primera imagen que se llevan de nosotros nuestros destinatarios. La buena redacción y la síntesis son fundamentales a la hora de dar una buena impresión, pero no debemos olvidarnos de algo todavía más importante: la firma del correo electrónico. Al igual que en las ya casi olvidadas cartas, una firma transmite personalidad y es el perfecto broche final al mensaje que queremos comunicar. Además, gracias a la tecnología podemos añadir fotografías, links, datos de contacto e imágenes personales y de marca. No se quede atrás y hágase con una firma de correo electrónico.

La importancia de una firma de correo electrónico

La firma de correo electrónico es una forma de aumentar el valor de nuestros e-mails y darles un toque más cercano y personal. Pueden contener información muy útil, tanto para el emisor como para el destinatario, y marcan la diferencia entre quienes las usan en sus comunicaciones diarias y quienes aún no saben qué es o cómo hacerse con una.

Las personas que envían correos electrónicos con firmas personalizadas muestran un mayor nivel de profesionalidad y se diferencian de quienes acaban sus mensajes con “Enviado desde mi iPhone” o cierres similares que aparecen por defecto. Son, a su vez, una forma perfecta de atraer la atención de los lectores.

Una de las mayores ventajas de las firmas es que constan de un valor de marketing y de refuerzo de marca empresarial que, aunque pueda pasar desapercibido y minusvalorado por algunos, es realmente eficaz. Al permitir añadir imágenes, podemos insertar nuestro logo empresarial y así usar la firma como una herramienta de publicidad perfecta y de coste mínimo que tenemos por seguro que hará un impacto sobre nuestros destinatarios. También podemos escoger los colores y usar aquellos con los que se identifica nuestra marca. 

Hacer que nos recuerden de una forma positiva no siempre está reñido con causar una buena primera impresión. En este caso, la última palabra es la que más cuenta. El final del e-mail es la parte más relevante, ya que, además de haber redactado el mensaje principal, vamos a añadir un poco de nuestra personalidad y a diferenciarnos del resto.

Las empresas y sus empleados reciben cientos de correos al día, por lo que la mayoría de ellos no causan una gran impresión y el emisor acaba por pasar desapercibido, convirtiéndose en uno más en la pila de e-mails de su bandeja de entrada. Pero, si contamos con una firma de correo electrónico totalmente personalizada, cuando el emisor vea nuestro mensaje se quedará con la imagen grabada de este detalle. De esta forma, cuando intercambios más e-mails, recordará nuestra firma y sabrá que somos nosotros. Haciéndonos con una firma de correo electrónico marcamos una gran diferencia.

Las firmas de correo electrónico están especialmente destinadas a aquellos autónomos, empresarios, empresas o particulares que quieran promocionar su negocio o desmarcarse del resto en sus comunicaciones diarias. Su económico precio, sencillez y gran capacidad de personalización, hacen de ésta una herramienta perfecta para publicitarse a uno mismo y hacer que nos recuerden.

Los datos hablan por sí solos, una vez se haga con una firma de correo electrónico profesional obtendrá un 32 % más de respuestas a sus e-mails, aumentará en un 10% su alcance social y el número de clicks a sus links de interés se verá incrementado en un 15%.

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Consejos

Para hacerse con una firma de correo electrónico no es necesario ningún conocimiento especial o técnico, cualquiera puede hacerse con una. Sin embargo, existen una serie de consejos que deberíamos seguir para que nuestra firma no pase desapercibida o sea demasiado llamativa y acabe por estropear nuestra imagen corporativa y/o personal.

En Inditar le damos las claves para que escoja correctamente su firma cuando le enviemos varios modelos a elegir, para que pueda seleccionar entre los que más le gusten y se adapten a lo que está buscando.

  • Brevedad: Una firma de correo electrónico no debería superar las tres cuatro líneas de texto. Ningún lector de nuestros e-mails va a detenerse a leer una firma que ocupe casi tanto o más que el propio mensaje. Resulta poco atractiva y distrae al receptor de una forma completamente opuesta a la que estamos buscando.
  • Datos básicos: A la hora de reunir los datos que queremos insertar en nuestra firma, debemos tener en cuenta que no podemos incluirlo absolutamente todo. Tenemos que hacer una selección previa de lo más importante para intentar ser lo más breve posible e incluir: nombre, apellidos, puesto de trabajo u ocupación, nombre de nuestra empresa o de la empresa para la que trabajamos, teléfono de contacto y links de redes sociales o de interés que muestren nuestro trabajo.
  • Añade tu página web: Si es autónomo es muy importante que incluya la dirección web de su empresa. Podrá publicitar su marca y asegurarse unos cuantos clicks de más en su página. Y si cuenta con una página web profesional en la que reúne todos sus trabajos o su portfolio, no olvide añadirla también. Toda atención cuenta.
  • Redes Sociales: Las redes sociales son una herramienta básica para publicitarse o el modelo de negocio de numerosas marcas y empresas. Si es el caso, o las usa de una forma profesional, inclúyalas en su firma. Pondrá a disposición de sus lectores distintas formas de contactar con usted y demostrará su capacidad para adaptarse a las últimas tendencias tecnológicas.
  • Añadir una imagen: Hablaremos de las ventajas y los inconvenientes de incluir una imagen en las firmas de correo electrónico en mayor profundidad, aunque si somos autónomos, siempre optaremos por incluir nuestro logo o imagen de marca empresarial.
  • Atención a los colores: Como hemos comentado antes, la mayor cantidad de información la recibimos de forma visual, por lo que la parte fundamental de nuestra firma será captada por nuestro ojo en cuestión de décimas de segundo. Los colores transmiten una información codificada y compartida por todos los usuarios de una forma inconsciente, así que debemos ser meticulosos con los que escojamos para representar nuestra imagen. Por ejemplo, el azul siempre está asociado a la seriedad y al mundo empresarial, mientras que el naranja transmite vitalidad y el verde calma.
  • Revisión gramatical: Una vez finalizada la firma y aunque pueda sonar obvio, revisaremos meticulosamente el texto, por si hemos cometido algún fallo gramatical por error. Debemos recordar que la firma es nuestra carta de presentación, y una falta gramatical es descalificativa y muy dañina para nuestra imagen.

Siguiendo estos consejos y con la ayuda de Inditar, será cuestión de horas que se haga con una firma de correo electrónico de calidad. Nosotros nos encargarnos de diseñarla y usted sólo debe rellenar un sencillo formulario. Una vez recibida podrá añadirla a Gmail, Outlook, Apple Mail Yahoo Mail o cualquier otro proveedor de e-mail.

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